fenninger.biz

Bild von pixabay

Sie kennen das sicher:

Sie haben einen vollen Terminkalender, viele Aufgaben, die erledigt werden müssen, und ständig kommen neue Anfragen, Probleme oder Herausforderungen auf Sie zu. Wie schaffen Sie es, in einem solchen hochdynamischen Umfeld den Überblick zu behalten, die richtigen Prioritäten zu setzen und nicht nur zu reagieren, sondern auch zu agieren? Eine mögliche Antwort ist das Eisenhower-Prinzip, auch bekannt als die Wichtig-Dringlich Regel. Dieses Prinzip hilft Ihnen, Ihre Aufgaben nach zwei Kriterien zu bewerten: Wie wichtig sind sie für Ihre Ziele und Ihre Zukunft? Und wie dringend sind sie, d.h. wie schnell müssen sie erledigt werden?

Anhand dieser beiden Kriterien können Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien einteilen:

• A-Aufgaben: Wichtig und dringend. Diese Aufgaben müssen Sie sofort und selbst erledigen, z.B. eine Beschwerde eines Kunden, der Termin mit dem Steuerberater oder die Rückfrage der Bank zu einem fälligen Darlehen.
• B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend. Diese Aufgaben sind für Ihre langfristigen Ziele und Ihre Zukunft relevant, z.B. die Planung einer neuen Investition, die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter oder die Entwicklung einer neuen Strategie zur Kundengewinnung.
• C-Aufgaben: Nicht wichtig, aber dringend. Diese Aufgaben sind zwar zeitkritisch, aber nicht wesentlich für Ihre Ziele und Ihre Zukunft, z.B. ein Anruf von einem Lieferanten, eine Routineaufgabe oder eine administrative Tätigkeit.
• D-Aufgaben: Nicht wichtig und nicht dringend. Diese Aufgaben sind weder zeitkritisch noch wesentlich für Ihre Ziele und Ihre Zukunft, z.B. eine unwichtige E-Mail, eine Werbung oder eine Ablenkung.

Das Eisenhower-Prinzip empfiehlt Ihnen, Ihre Aufgaben wie folgt zu behandeln:

• A-Aufgaben: Erledigen Sie diese Aufgaben so schnell wie möglich und mit hoher Qualität. Sie sind die wichtigsten und dringendsten Aufgaben, die Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern.
• B-Aufgaben: Planen Sie diese Aufgaben ein und reservieren Sie sich feste Zeiten dafür. Sie sind die wichtigsten, aber nicht dringendsten Aufgaben, die Ihre Zukunft gestalten. Für diese Aufgaben müssen Sie sich Termine mit sich selbst einplanen, damit Sie sie nicht vernachlässigen oder aufschieben.
• C-Aufgaben: Delegieren Sie diese Aufgaben an andere oder reduzieren Sie den Aufwand dafür. Sie sind die nicht wichtigen, aber dringenden Aufgaben, die Ihre Zeit beanspruchen. Für diese Aufgaben müssen Sie Ihre Mitarbeiter dazu ‘erziehen’, dass sie Probleme selber lösen: Wenn z.B. ein Mitarbeiter mit einem Problem zu Ihnen kommt, sollte Ihre erste Frage sein ‘Wie würdest Du es lösen’. Meistens kennt der Mitarbeiter die Lösung selbst, möchte Sie aber von Ihnen bestätigt bekommen.
• D-Aufgaben: Eliminieren Sie diese Aufgaben oder ignorieren Sie sie. Sie sind die Aufgaben, die Ihre Zeit verschwenden. Für diese Aufgaben müssen Sie lernen, Dinge in der „Ablage P“ (P wie Papierkorb) „abzulegen“. Wenn Sie damit Probleme haben: Stellen Sie sich eine Ablageschütte mit begrenztem Platz auf den Schreibtisch. Legen Sie dort alles hinein, bei dem Sie sich unsicher sind, ob Sie es behalten oder wegwerfen sollen (z.B. Zeitschriften, Prospekte mit neuen Maschinen, …). Immer wenn das Fach voll ist, nehmen Sie die untere Hälfte des Inhalts und werfen ihn ungesehen weg. Wenn Sie das bis jetzt nicht angesehen haben, kann es weg. Diese Ablage heißt bei mir ‘erledigt sich von selbst’.

Um das Eisenhower-Prinzip anzuwenden, müssen Sie zunächst Ihre Aufgaben identifizieren und bewerten. Dann müssen Sie entsprechend handeln und Ihre Zeit einteilen. Schließlich müssen Sie regelmäßig überprüfen, ob Sie Ihre Aufgaben richtig priorisiert haben und ob Sie Ihre Ziele erreichen. Wenn Sie das Eisenhower-Prinzip nutzen, werden Sie feststellen, dass Sie mehr Zeit für das haben, was wirklich zählt: Ihre Ziele, Ihre Zukunft und Ihr Betrieb.

Wie Sie “Wichtig” und “Dringlich” voneinander unterscheiden können

Viele Menschen haben Probleme, “Wichtig” und “Dringlich” voneinander zu unterscheiden. Dabei ist es entscheidend, diese beiden Kriterien klar zu definieren und anzuwenden, um Ihre Zeit effektiv zu managen. Hier sind einige Tipps und Beispiele, wie Sie das tun können:

Wichtig sind die Aufgaben, die einen direkten oder indirekten Einfluss auf Ihre Ziele und Ihre Zukunft haben.

Sie sind die Aufgaben, die Sie voranbringen, Ihre Kompetenzen erweitern, Ihre Kunden zufriedenstellen oder Ihre Mitarbeiter motivieren. Sie haben in der Regel keinen zeitlichen Bezug, d.h. sie müssen nicht sofort erledigt werden, aber sie sollten nicht vernachlässigt oder aufgeschoben werden. Sie sind die B-Aufgaben, die Sie einplanen und selbst erledigen sollten. Beispiele für wichtige Aufgaben sind:

• Eine Strategie zur Gewinnung von neuen Kunden ausarbeiten
• Eine Investition in eine neue Maschine oder Software prüfen
• Eine Weiterbildung oder ein Coaching für sich oder Ihre Mitarbeiter buchen

Dringlich sind die Aufgaben, die einen zeitlichen Bezug haben, d.h. sie müssen schnell oder bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden.

Sie sind die Aufgaben, die Ihre Reaktion erfordern, Ihre Routine bestimmen, Ihre Erwartungen erfüllen oder Ihre Probleme lösen. Sie haben nicht unbedingt einen Einfluss auf Ihre Ziele und Ihre Zukunft, aber sie können negative Konsequenzen haben, wenn Sie sie nicht erledigen. Sie sind die A- oder C-Aufgaben, die Sie sofort erledigen oder delegieren sollten. Beispiele für dringliche Aufgaben sind:

• Eine dringende Reparatur oder einen Notfall beheben
• Eine wichtige Bestellung oder Rechnung bearbeiten
• Einen Anruf von einem Kunden oder Lieferanten entgegennehmen

Es braucht am Anfang etwas Übung um sich daran zu gewöhnen Aufgaben in “Wichtig” und “Dringlich zu unterteilen. Wenn Sie diese Unterscheidung lernen, können Sie Ihre Zeit effektiver managen, Ihre Prioritäten klarer setzen und Ihre Zukunft erfolgreicher gestalten. Probieren Sie es aus und nutzen Sie das Eisenhower-Prinzip, um Ihre Aufgaben zu bewerten und zu behandeln. Sie werden den Unterschied merken.

Herzlichst
Ihr

Josef Fenninger

Lesen Sie auch diesen Artikel Preis ist nicht gleich Wert: Wie Sie Ihren Kunden den Unterschied beibringen
Alle Artikel zum Thema Betriebsführung

Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, können Sie gerne einen Kommentar hinterlassen oder das Kontaktformular ausfüllen. Ich freue mich auf Ihr Feedback! Klicken Sie hier, um zum Kontaktformular weitergeleitet zu werden.

Bild von pixabay

Jetzt den kostenlosen monatlichen Newsletter von www.fenninger.biz abonnieren!